Die obligatorischen Rechnungsangaben

Die Rechnung ist ein Primärbuchungsbeleg, mit dem ein Lieferant (Verkäufer) einen Verkauf von Rohstoffen, Materiallien, Gütern, Produkten, Vermögenswerten oder Dienstleistungen an einen Empfänger (Käufer/Kunden) dokumentiert.

Die Rechnung ist der Hauptbeleg, der steuerpflichtiges Einkommen für den Aussteller – Lieferant/Verkäufer hevorruft (direkt nach KstG oder indirekt nach UstG).

Obligatorische Rechnungsangaben sind:

• Bezeichnung des Belegs – RECHNUNG.
• Vermerk ORIGINAL auf dem ersten Exemplar, das für den Empfänger (Käufer) ist.
• Die Nummer des Dokuments, die laufend und zehnstellig ist, mit arabischen Ziffern, anfangend mit 1, ohne Lücken und Wiederholungen. Z.B.

Erste Rechnung	Zweite Rechnung	Dritte Rechnung usw.
0000000001	0000000002	0000000003
1000000001	1000000002	1000000003
2000000001	2000000002	3000000003

 

• Datum der Rechnungsausstellung.
• Aussteller des Belegs – Firma, Adresse, EIK (Identifikationsnummer), Ust-Identifikationsnummer.
• Grund für das Geschäft – hier wird die Art der Rohstoff, des Materials, der Ware, des Vermögenswertes oder der Dienstleistung mit deren Einzelpreis (ohne Steuer), Maß und Menge bezeichnet. Die Rabatte und Ermäßigungen, wenn sie im Einzelpreis nicht eingeschlossen sind, werden separat angegeben.
• Der Steuersatz in % (20%, 0% oder 7%), und wenn der Steuersatz null ist oder die Steuer vom Empfänger geschuldet wird – Grund für die Anwendung des Nullsteuersatzes oder der keinen Erhebung der Steuer.
• Geschäftsbetrag, einschließlich Bemessungsgrundlage und Mehrwertsteuer – das ist der Gesamtbetrag der in der Rechnung bezeichneten Rohstoffe, Materiallien, Güter, Produkte, Vermögenswerte oder Dienstleistungen mit ihren Maßen, Mengen, Einzelpreisen und Gesamtbetrag.
• Das Datum des Steuertatbestandes – das früheste beider Daten – das Datum, an dem die Zahlung eingegangen ist oder das Datum, an dem die Lieferung ermöglicht ist (die Übertragung des Eigentums).
• Der Umstand, der ein Fahrzeug als neu bestimmt, wenn der Lieferungsgegenstand ein neues Fahrzeug bei innergemeinschaftlicher Lieferung ist.

Nicht obligatorische Rechnungsangaben sind:

• Zahlungsart – bar, Banküberweisung, Aufrechnung – das ist sehr wichtig bezüglich der Art des Nachfolgen und  der Abrechnung der Zahlung.
• Zahlungsfrist – nutzbar, wenn die Lieferungen in Prinzip mit einer vereinbarten Aussetzung sind, um hinzuweisen wann die Fälligkeit ist, damit sie in ein elektronisches System eingeführt und sowie von dem Lieferanten, als auch vom Empfänger (Käufer) überwacht werden kann.
• Die Namen der Person, die die Ware oder Dienstleistung übergeben hat und der sie erhalten hat und ihren Unterschriften; das ist nutzbar bei eventuellen Streitigkeiten, ob die in Rechnung stehende Ware vom Lieferant übergeben und vom Empfänger (Käufer) erhalten ist, wofür man im Prinzip ein gesondertes Protokoll (Annahme-Übergabeprotokoll) ausstellen sollte.
• Der Ort der Übergabe der Ware oder der Dienstleistung, was auch vom Nutzen bei einem eventuellen Streit ist, ob und wo die in Rechnung gestellte Ware vom Lieferer übergeben und vom Empfänger (Käufer) erhalten ist.
• Nummer und Datum von dem Schein, Frachtbrief oder einem anderen Beleg, der die Lieferung begleitet, was auch nutzbar im Falle von eventuellen Streitigkeiten ist, ob die in Rechnung stehende Ware vom Lieferant übergeben und vom Empfänger (Käufer) erhalten ist.

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